Eigenbeleg Vorlage einschließlich Ausfüllanleitung

Laden Sie den Eigenbeleg und gestalten Sie mit der Vorlage eigenhändig einen Nachweis. Das Ersatzbeleg Muster im Microsoft Word-Format ist bereits fertig erstellt und braucht lediglich noch ausgefüllt werden. Der Vordruck kann entweder auf Ihrem Rechner oder handschriftlich fertiggestellt werden.

Sie besitzen keinen Rechnungsnachweise mehr oder haben keinerlei Rechnungsnachweis bekommen? Kein Problem! Gestalten Sie prompt, unkompliziert sowie kostenfrei einen Eigenbeleg für eine vollständige Fibu.

Im Weiteren sehen Sie wie es funktioniert.

Den Eigenbeleg anhand einer Vorlage ausstellen

In der Fibu zählt die feste Gepflogenheit „Keine Buchung ohne Beleg“. Ein Eigenbeleg darf nur dann geschrieben werden, sofern eine Rechnung in keinster Weise mehr existent oder untauglich ist. Der Anlass muss sich dabei ausnahmslos um eine Betriebsaufwendung handeln, damit ihre Aufwendung von den Steuerbehörden auch anerkannt wird.

Essentiell bei einem eigens erstellten Ersatzbeleg ist die Aufzeichnung aller relevanten Angaben über die Aufwendung, so wie jene typischerweise auch auf dem originalen Rechnungsnachweis aufgeführt wären. Der Eigenbeleg sollte aus diesem Grund nachzuvollziehen & von der Höhe der Ausgabe her glaubhaft sein. Auf dem eigenen Beleg sind daher immerzu der vollständige Name & die Postanschrift des Zahlungsempfängers, die Art von Aufwendung, der Ausgabenbetrag, der Grund für das Erstellen des Ersatzbelegs, das Datum der Zahlung & die Unterzeichnung des Zahlungsempfängers anzugeben.

Hierbei muss Ihr Eigenbeleg immer eine Ausnahme bleiben. Unzählige oder zu häufig erstellte Ersatzbelege sind im Falle einer Steuerprüfung ggf. nicht glaubhaft.

Für verlorene Rechnungen den Ersatzbeleg erstellen

Existiert für eine betriebliche Ausgabe kein Quittungsbeleg & ist die nachträgliche Beschaffung der Fremdbelege oder einer Durchschrift der Rechnung nicht denkbar oder zu aufwändig, so darf ein Selbstständiger oder auch sein Beschäftigter einen Eigenbeleg erstellen. Auf diesem notiert er die nötigsten Infos zum Geschäftsvorfall.

Der Ersatzbeleg dient in der Fibu als Ausgangsebene für die Buchung des Geschäftsvorfalls. Kostenlose Muster & Vorlagen helfen beim Erstellen dieser Ersatzbelege. Die Aufwendungen müssen klarerweise geschäftlich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu gelten. Die gezahlte Mehrwertsteuer darf der Unternehmer nicht als Vorsteuer abziehen, wenn dieser seinen Geschäftsvorfall nur mit einem Eigenbeleg dokumentiert. Dessen ungeachtet gilt dann auch der komplette Bruttobetrag als betriebliche Ausgabe.

Neben den Fällen, wo ein Ersatzbeleg den originalen Beleg ablösen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorgänge, bei denen es zur Ausstellung von eigenen Belegen gar keine Alternativlösung gibt, bspw. bei privaten Entnahmen & -Einzahlungen von Geld oder auch Gegenständen. Kostenlose Vorlagen & Muster unterstützen beim Anfertigen von Eigenbelegen. Genauso bieten wir ein Online-Tool für diesen Zweck an, das ebenfalls kostenlos zur Verfügung steht.

Welche maximale Ausgabenhöhe gilt bei eigens erstellten Belegen?

Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu einer Höhe von 150 Euro im Gesamten sind generell unproblematisch, heißt es beim BVBC.

Das gilt vornehmlich für Zahlungsvorgänge, die über ein Konto erfolgt seien. Nämlich bestehe hierbei ein Kontoauszug als Nebenbeleg. Schwieriger sind Bargeldzahlungen. Eigens erstellte Belege für Bargeldzahlungen muss der Zahlende um zusätzliche Nachweise ergänzen, falls er solche weiteren Nachweise besitzt.

Fehlt z. B. eine Portoquittung, kann eine Durchschrift des Briefes ihre Ausgaben belegen. Einige Kleinausgaben lassen sich ohnehin alleinig per Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder anlässlich einer Bewirtung wird ein Geschäftsmann nicht quittiert bekommen. Hierfür benötigen Sie einen Bewirtungsbeleg.

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